AUSGANGSSITUATION
Im Zuge der strategischen Neuausrichtung eines großen deutschen Versicherungsunternehmens zur proaktiven Gestaltung von Transformationsherausforderungen und Kundenfokussierung wurden auch neue Leitplanken für Führung und Zusammenarbeit entwickelt. Zu diesem neuen Leitbild für Führung und Zusammenarbeit sollten ca. 1.400 Führungskräfte in mehrmoduligen Trainingsworkshops in ganz Deutschland zur aktiven Auseinandersetzung eingeladen werden.
Das gesamte Seminarmanagement wurde hierzu an CONTRACT als externen Dienstleister ausgelagert. Folgende Services waren sicherzustellen:
- Bereitstellung einer einheitlichen Buchungs- und Verwaltungsplattform
- Gewährleistung der Personal- und Ressourcenverfügbarkeit im 22-monatigen Projektzeitraum
- Sicherstellung eines reaktionsschnellen Supports und eines exzellenten Teilnehmermanagements
- Locations an verschiedenen Standorten in ganz Deutschland, die dem Unternehmensleitbild entsprechen
- Zentrale Trainerorganisation – sowohl für CONTRACT-Trainer als auch für weitere, in das Programm involvierte Trainer und Berater
900 Schulungstage
1.400 Führungskräfte
4 Standorte
30.000 Lernstunden
23 Tagungslocations
900 Schulungstage
1400 Führungstage
4 Standorte
30.000 Lernstunden
23 Tagungslocations
Contract Managed Training Services
für 1.400 Führungskräfte
Umsetzung
Ausgehend von den vorgegebenen Rahmenbedingungen und Anforderungen wurden folgende Leistungspakete umgesetzt:
Veranstaltungs-Management
- Full-Service Trainings Provider für ca. 900 Schulungstage (Präsenz & virtuell, 5 Module)
- Webportal für die Teilnehmerbuchungen im Look & Feel des Auftraggebers
- Termin- und Ressourcenplanung
- Überwachung des Durchführbarkeitsstatus aller Trainingsmaßnahmen
- Management über das CONTRACT LMS-Tool
- Administration der virtuellen Trainingsmaßnahmen über das kundeneigene Microsoft Teams
- Agile Programmsteuerung zur regelmäßigen Abstimmung aller Beteiligten
- Koordination und Management des gesamten Trainerpools
Teilnehmer*innen-Management
- Abwicklung der kompletten Teilnehmer-Journey für 1.400 Führungskräfte
- Service-Desk (Montag – Freitag, 08.00 – 17.00 Uhr)
- Berechtigungsprüfung
- Überwachung der Gruppenzusammensetzung nach vorgegebenen Kriterien
- Teilnehmerkommunikation
- Veranstaltungsbestätigung
- Terminblocker & Reminder
- Individuelle Fragen/Rückfragen
- Storno- und Umbuchungsmanagement
- Teilnehmerverwaltung im MS Teams des Auftraggebers
Mehrwert aus Kundensicht
- Zügiger Projektstart innerhalb von 6 Wochen
- Externe Abwicklung von 30.000 Lernstunden -> Konzentration der HR-Abteilung auf die Kernaufgaben
- Qualitative Vielfalt von 23 top Tagungslocations garantiert eine zügige Abwicklung und Einhaltung des vorgegebenen Projektzeitraumes
- Vereinheitlichung der Softwareinfrastruktur für dieses Projekt
- Erzielung eines wirtschaftlichen Vorteils von 22% bezogen auf die Organisationseinheit des Kunden
Hotel- und Location-Management
- Trainingsdurchführung zunächst in 3 Regionen – im Verlauf erfolgte eine Erweiterung auf 4 Regionen in Deutschland
- Standortbezogene Auswahl von Tagungslocations nach vorgegebenen Standards
- Vertragsmanagement
- Detailplanung von Tagung und Abendveranstaltungen
- Buchung von Abrufkontingenten für die Teilnehmer
- Stornomanagement
Reporting & Dokumentation
- Anwesenheitskontrolle
- Zur Verfügungstellung von monatlichen und jährlichen Kennzahlen
- Erfassung der branchenspezifischen Netto-Weiterbildungszeit
- Abrechnungsmanagement
- Rechnungsprüfung
Die Zusammenarbeit mit CONTRACT in unserem Programm NEW NORMAL war ein voller Erfolg. Innerhalb kürzester Zeit wurde uns eine Buchungsplattform zur Verfügung gestellt, sowie die organisatorische Infrastruktur für diese umfangreiche Leadership-Maßnahme geschaffen. Dank der professionellen und effizienten Umsetzung konnten wir uns auf die Kernaufgaben konzentrieren.
Tanja Gröber, R+V Versicherung
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